Le commerçant, qu’il soit personne physique ou morale, doit tenir une comptabilité. Il faut que l’entreprise soit immatriculée au registre du commerce et des sociétés (RCS) et qu’elle soit soumise à un régime réel d’imposition. Elle doit le faire en respectant les règles du plan comptable, sous peine d’une taxation d’office du fisc sur un bénéfice évalué par lui. Ses obligations comptables sont différentes selon la taille et le régime comptable de l’entreprise.

PME

Entreprises d’au moins 300 salariés et au CA minimum de 18 millions €

PME

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Tenue d’une comptabilité

Le commerçant doit établir une comptabilité régulière (en application de dispositions légales), sincère (de bonne foi) et fidèle à la réalité de l’entreprise.

L’entreprise peut tenir elle-même sa comptabilité. En revanche, lorsqu’elle décide de la confier à un professionnel, elle doit obligatoirement s’adresser à un expert-comptable inscrit au tableau de l’ordre.

Seul un membre de l’ordre des experts-comptables peut effectuer des travaux de tenue, vérification, appréciation, surveillance ou redressement des comptes pour le compte de tiers.

La tenue de documents comptables inexacts ou fictifs est sanctionné pénalement : le chef d’entreprise encourt une amende de 500 000 € et 5 ans d’emprisonnement.

Obligations comptables

Le commerçant, ou son expert-comptable, doit effectuer les actions suivantes :

Enregistrer, de façon chronologique, les mouvements (achats, ventes, etc.) du patrimoine de l’entreprise

Établir une facturation dans certains cas

Procéder à un inventaire, au moins 1 fois par an, pour contrôler physiquement l’existence et la valeur des éléments actifs et passifs du patrimoine de l’entreprise, à la date de clôture de l’exercice

Établir les comptes annuels à la fin de chaque exercice au vu des enregistrements comptables et de l’inventaire (bilan, compte de résultat et annexe)

Détenir un compte bancaire soit dans un établissement de crédit, soit dans un bureau de chèques postaux

Conserver, au moins 10 ans après la clôture de l’exercice, toutes les pièces comptables (livre journal, grand-livre, bon de commande, de livraison ou de réception, facture client et fournisseur, etc.)

S’il est constitué sous forme de société, procéder chaque année au dépôt des comptes annuels auprès du greffe du tribunal de commerce

Comptes sociaux

Les comptes annuels (ou comptes sociaux) comprennent les documents suivants :

Bilan qui présente les éléments actifs et passifs de l’entreprise, et fait apparaître, de façon distincte, les capitaux propres

Compte de résultat qui rassemble les produits (ventes, intérêts de capitaux placés, etc.) et charges (achats, salaires, impôts, etc.), et fait apparaître le bénéfice ou la perte de l’exercice, après déduction des amortissements et des provisions

Annexe qui commente et complète le bilan et le compte de résultat (méthodes comptables utilisées, montant des pensions et compléments de retraite, par exemple)

Les mentions obligatoires de l’annexe varient selon la taille de l’entreprise.

Pièces comptables obligatoires

Les comptes doivent apparaître dans les documents, sous forme électronique ou papier, suivants :

Livre-journal, qui consiste en un enregistrement chronologique (opération par opération et jour par jour) de tous mouvements affectant le patrimoine de l’entreprise : achats, ventes, etc

Grand-livre qui rassemble tous les comptes (les écritures du livre-journal sont portées sur le grand livre et ventilées selon le plan comptable).

S’ils sont sous format électronique, ces documents n’ont plus à être numérotés dès leur établissement, mais simplement identifiés et datés.

Tout enregistrement comptable doit préciser l’origine, le contenu et l’imputation de chaque donnée, les références de la pièce justificative qui l’appuie.

Attention 

Pour les exercices ouverts depuis janvier 2016, le livre d’inventaire qui regroupait les données d’inventaire n’est plus obligatoire. Pour les exercices précédents, il doit être conservé pendant 10 ans suivant la clôture de l’exercice.